Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг

Продающее письмо — персонализированное коммерческое предложение, которое отправляют на email. Его получатель — либо конкретный человек, либо группа лиц, так называемая целевая аудитория, отобранная по определенным параметрам. Главная цель письма — продать какую-то услугу или товар.

Их использует малый бизнес, частные предприниматели и крупные бренды. В статье мы расскажем, как написать продающее письмо для рассылки, которое будет конвертить читателей в клиентов.

Сократите расходы на рекламу, получайте столько же заявок!

Рекомендуем: Click.ru – сервис вернет 18% от расходов на контекстную и таргетированную рекламу:

  • Подключите к Click.ru рекламные кабинеты и ведите рекламу как раньше.
  • Чем больше вы тратите на рекламу, тем больший процент от расходов вернется.
  • Переводите выплаты на электронные кошельки, на банковскую карту или реинвестируйте в рекламу.
  • Оцените, как просто начать экономить на рекламе!

Узнать подробнее >> Реклама

Реальные примеры продающих текстов

Что должно продавать письмо

Письмо должно продавать конкретный товар или услугу. Реже его используют для продажи групп одинаковых товаров — например, когда дают скидку на определенный раздел в интернет-магазине. Продающие письма применяют в:

  • автоворонках продаж — в этом случае они продают определенную услугу/товар, часто представленные на сайте или лендинге;
  • цепочках продающих писем — их часто используют для продажи сложных продуктов, товаров сложного выбора или услуг в сфере инфобизнеса;
  • рассылках — их обычно делают по базе клиентов, а письмо продает определенный продукт со скидками или другой выгодой для покупателей;
  • сопровождении коммерческого предложения — в этом случае продающее письмо сильнее раскрывает преимущества компании, часто продает сложные продукты;
  • ответах на запросы пользователей — письма тоже актуальны для сложных товаров, и обычно предшествуют ответу реального человека от компании;
  • во многих других цепочках привлечения клиентов.

Это интересно: Продающая структура Landing Page

Как написать продающее письмо

Давайте разберем создание текста для продающего письма по пунктам. Мы будем писать предложение от интернет-маркетолога владельцу сайта компании, бурящей скважины. Чтобы написать эффективное письмо, следуйте простому алгоритму из 9 шагов.

Шаг №1: создайте информативный заголовок

Именно так — заголовок или тема письма должны быть информативными, полезными и понятными. Сразу скажите о том, что предлагаете читателю.

Можно использовать УТП или шаблоны продающих заголовков для рассылок. При этом не используйте восклицательные знаки и «спамные» слова: «шок», «сенсация», «бесплатно».

Если вы включите их в тему, есть большая вероятность, что письмо не пропустят автоматические спам-фильтры в почтовых сервисах.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугПример информативного, полезного и неспамного заголовка продающего письма

Шаг №2: надавите на больное место

После заголовка покажите, что понимаете боли и потребности клиента. Создайте грамотное вступление или подзаголовок. Опишите проблему, с которой встречается читатель. Если отправляете письма широкой ЦА, можете перечислить несколько проблем — так больше шансов «попасть в точку». Но вступление не нужно растягивать — это утомляет читателя.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугКороткое, но «болезненное» вступление

Шаг №3: предложите быстрое решение

Расскажите кратко о том, чем можете помочь. Кратко, потому что основное предложение лучше размещать после блока доверия, в котором вы покажете свою экспертность. Можно указать основные характеристики товара или главный результат предлагаемой услуги, при этом обозначить срок решения проблемы — 1 день, 2 недели, месяц.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугБыстрый способ решения с дополнительной стимуляцией «болевой точки»

Шаг №4: продемонстрируйте состояние после покупки

Покажите, что изменится в жизни читателя после покупки или заказа услуги. Расскажите, как сделка повлияет на него, продемонстрируйте картину светлого будущего. Это поможет подсознательно подтолкнуть человека к покупке, потому что вызовет положительные эмоции и закрепит приятную ассоциацию с вашей компанией.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугТа самая картина светлого будущего — читатель неосознанно примерит на себя описанные эмоции

Шаг №5: предоставьте доказательства

Все, что вы писали до этого, нужно подтвердить словами. Покажите вашу экспертность — то, что вы делали раньше, и что из этого получалось. Но помните, что не стоит искусственно «раздувать» продающее письмо — обычно короткие письма имеют большую конверсию по сравнению с длинными, за исключением сложных сфер.

В качестве доказательств можно использовать отзывы, ссылки на кейсы или рекомендательные письма. А еще можно показать логотипы компаний, с которыми вы работали, особенно если это — всем известные бренды.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугПисьмо выглядит более убедительно, когда есть доказательства

Статья в тему: Социальное доказательство в тексте

Шаг №6: подробно опишите предложение

Расскажите о том, что продаете. Подробно опишите услугу и результат, который получит читатель после сделки, или преподнесите преимущества товара. Сюда же можно поместить УТП, если оно будет смотреться уместно. Старайтесь писать через выгоды клиента — покажите, почему ваш продукт будет ему полезен.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугЕсть и перечисление услуг, и описание пользы от них

Шаг №7: дайте бонус

Бонус, который достанется читателю, если ответить прямо сейчас, обычно подстегивает к покупке. Но можно дать и обычный бонус без таймера с обратным отсчетом времени, ограничением по дате или другими условиями. В любом случае скидка, дополнительный подарок или акция сделают свое дело — читатель заинтересуется предложением еще больше, а желание сэкономить подтолкнет его к обратной связи.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугБонусное предложение получателю — от бесплатной «плюшки» мало кто откажется

Шаг №8: обоснуйте цену

Назовите стоимость продукта сразу или хотя бы укажите ориентировочную вилку цен, чтобы не заставлять читателя тратить лишнее время на выяснение суммы. Если низкая цена не входит в УТП, обоснуйте ее: покажите, что услуга или товар действительно стоят своих денег. Расскажите, из чего конкретно складывается стоимость, и за что в итоге платит клиент.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугВозможное обоснование стоимости услуг

Шаг №9: оставьте призыв к действию

Призыв к действию или кнопка «перейти на сайт» — самое логичное завершение продающего письма.

Подтолкните читателя к заказу — напишите, что ему стоит сделать, чтобы связаться с вами: ответить на письмо, позвонить или заполнить форму заказа на сайте.

Если не даете ссылок на сайт, не забудьте оставить контакты — например, продублировать адрес электронной почты и указать номер телефона.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугПример лаконичного призыва к действию

Пример продающего письма

Если следовать нашему пошаговому алгоритму, получится примерно такое продающее письмо:

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услугПродающее письмо

Конечно, письмо в нашем примере далеко от идеала — его можно улучшить и доработать.

А предложенный нами алгоритм — не единственно верный: например, многие обходятся без блоков с «быстрым решением», или описывают свое предложение максимально кратко.

Чтобы найти свой эффективный алгоритм создания продающего письма, тестируйте стандартные схемы, ищите разные подходы и общайтесь с клиентами. Так вы поймете, что им нужно, и сможете предложить интересное решение проблем.

Статья в тему: Лучшие сервисы рассылки писем

Подведем итоги

  • Создавайте информативные заголовки без «спамных» слов.
  • Расскажите о болях клиентов и покажите, что понимаете их.
  • Предложите быстрое решение проблемы — свой товар или услугу.
  • Продемонстрируйте состояние читателя после покупки — покажите, что ему станет хорошо.
  • Докажите то, что хорошо сделаете работу — покажите отзывы, кейсы, отчеты.
  • Распишите предложение подробнее.
  • Дайте бонус с ограничением по времени или без.
  • Обоснуйте цену, если она может показаться высокой.
  • Оставьте призыв к действию и контакты.

А как вы считаете, стоит ли добавить в нашу стандартную схему какие-то блоки? Или нужно сократить информацию? Поделитесь своим мнением в х!

Как персонализировать холодные письма: 5 рабочих шаблонов, 1 антипример и советы экспертов

Персонализировать письмо легко, если в списке получателей один адресат. Еще проще, если вы подписаны на человека в соцсетях и знаете, каких взглядов он придерживается. Но что делать, если количество получателей измеряется десятками или сотнями человек?

На сайте крупнейшего сообщества по продажам В2В Sales Hacker опубликовали универсальную формулу и шаблоны холодных писем. Они помогут не только повысить открываемость, но и увеличить конверсию. Мы немного адаптировали перевод и предлагаем вашему вниманию 5 рабочих шаблонов и 1 нерабочий. Читаем!

Пример неправильной персонализации

Начнем с антипримера. Когда речь идет о персонализации холодных писем, многие прибегают к отсылкам.

«Мне понравился ваш последний пост о том, что солнечное затмение — обманка фармацевтических компаний, которые хотят продавать больше витамина D. Думаю, вас заинтересует наша работа в области обмена файлами. Мы воспринимаем эти инструменты, как витамин для офисных работников с дефицитом упорядоченной коммуникации. Дошло?»

Многие менеджеры по продажам прибегают к такому подходу, чтобы установить связь с адресатом, но связь обмена файлами и солнечного затмения явно выглядит притянутой за уши.

К тому же не все ваши адресаты активны в блогах и социальных сетях. А если постов нет, к чему делать отсылку? Что вы напишете компании по производству древесины, которая не представлена в онлайне?

«А у вас классная древесина. Глядя на нее, я думаю, что обмен файлами – это древесина в цифровом лесу. А вы, кстати, как файлами обмениваетесь?»

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг После этого можно разве что предложить демо-версию и закончить диалог

Читайте также:  Имеет ли право организация изменять унифицированные формы документов

Как написать холодное письмо: универсальная формула

Холодные письма должны восприниматься как персонализированные, даже если они пишутся сотнями. Для этого используйте формулу:

  • Определите ситуацию, релевантную теме письма.
  • Проблему, которую вы готовы решить для клиента.
  • Опишите свой успешный опыт.
  • Сделайте предложение.

Рассмотрим все элементы подробнее.

Ситуация

Для начала разберитесь, почему вы хотите связаться с тем или иным человеком или компанией. Возможно, они переехали или запустили новый продукт, возможно, что-то произошло, и это повод начать сотрудничество.

Например, в городе прошел сильный град, который повредил крыши домов. Это ситуация, на которую может среагировать компания по производству кровли и начать рассылки писем клиентам. Или агентство запустило новую услугу, а вы как раз специалист в ней.

Проблема

Если вам удалось понять ситуацию, скорее всего, вы уже знаете, к какой проблеме она ведет. Проще определить ее, задав обратный вопрос: какие проблемы эта ситуация принесет предполагаемому клиенту и как вы можете их решить?

Если вернуться к примеру с кровельной индустрией, ситуацией является непогода, а проблемой — большое количество крыш, которые нужно срочно отремонтировать. А значит, помощь нужна будет многим людям. Смело можно предлагать им помощь.

Если вы не можете решить эту проблему, не отправляйте письмо. Убедитесь, что ваша помощь ценна.

Предыдущие успехи

Разобрались с ситуацией и проблемой? Переходим к прошлым успехам. Опишите случай, когда вы помогли клиенту в похожей ситуации или из той же сферы. Вспомните, какая конкретно проблема была у клиента и как вы ее решили.

Предложение

Однако это все бессмысленно, если у вас нет конкретного предложения. Все холодные письма должны заканчиваться призывом к конкретному действию: ответить на письмо, получить презентацию, посетить сайт и т.д. Это действие не должно быть трудоемким для адресата.

Но не нужно путать предложение с просьбой:

«Пожалуйста, посмотрите демо. Пожалуйста, подпишитесь на рассылку. Пожалуйста, пожалуйста, пожалуйста»

Вместо этого предложите помощь, в которой клиент нуждается. Если вы видите, что не подходите друг другу, вежливо завершите общение. Не тратьте свое и чужое время впустую.

Пять шаблонов холодного письма с примерами

А теперь посмотрим, как персонализация холодных рассылок работает на практике. Разберем 5 популярных шаблонов.

Произошло событие, волнующее адресата

Когда речь идет о персонализации холодных писем, это один из лучших вариантов. Вы можете предложить клиенту решение текущей проблемы.

  • Здравствуйте, [Имя]!
  • Полагаю, [Описание ситуации / проблемы].
  • Наш сотрудник [Предыдущие успехи].
  • Хотите, чтобы он заглянул к вам и [Предложение]?
  • С наилучшими пожеланиями, компания N.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг Предлагайте помощь по релевантной ситуации

Клиент поменял работу

Перемена работы часто приводит к новым проблемам и нуждам. Вот тут-то и стоит предложить помощь клиенту. Да, чрезмерная персонализация — не лучший вариант, но если вы можете сделать это органично, как в шаблоне, приведенном ниже, почему нет?

Доброе утро, [Имя]!

Поздравляю с получением новой должности! Надеюсь, вы смогли отметить повышение как следует, несмотря на удаленку?

Я не собираюсь надоедать рассказами о том, как здорово, что вы [Новая должность клиента]. Я не буду рассказывать о [Любопытный факт из вашей жизни, который относится к ситуации]. И уж точно не буду болтать о [Еще один забавный факт].

  1. Я бы хотел поговорить о сотрудниках в [Компания, в которой работает клиент] и о том, как мы можем сделать их замотивированнее, сплоченнее и счастливее.
  2. В вашем календаре найдется немного времени на этой неделе?

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг Не забывайте о контексте, рассказывайте релевантные истории

Планируется событие или выходит новый продукт

Ситуацией может стать проведение события или выпуск продукта, который заинтересует клиента. Если вы организуете мероприятие или выпускаете что-то новое, потенциально интересное клиенту, пишите письмо.

Здравствуйте, [Имя]!

Как глава [Название должности / отдела, где работает клиент] вы планируете посетить [Событие] в этом году?

Думаю, вы захотите присоединиться. [Название вашей компании] организовывает семинар по [Актуальная для клиента проблема]. Обычная стоимость билета 20 000, но если вы заинтересованы, могу достать бесплатный билет на 20-21 октября.

Мы работаем с похожими компаниями разработчиками программного обеспечения как [Название компании клиента], предлагая им [Описание ваших услуг].

Мы похожи на [Ваши конкуренты], но дешевле и с лучшим охватом. [Название вашей компании] может предложить [2-3 убедительных преимущества].

Возможно время неподходящее, но вы бы хотели узнать больше?

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг Подчеркивайте преимущества своего предложения

У компании резко увеличился спрос

Если спрос на продукцию компании изменился, изменились и их запросы. Самое время предложить решение наметившихся проблем.

  • Здравствуйте, [Имя].
  • Пишу вам, потому что заметил, что [Название компании клиента] столкнулась с беспрецедентным спросом.
  • Ваша компания рассматривала [Ваш продукт или услуга]?
  • Я спрашиваю, потому что мы уже помогали компаниям из / как [Ниша, в которой работает клиент / Название компании клиента] с похожей проблемой:
  • [Список преимуществ или достигнутых результатов, подтвержденных статистикой].

Желаете ознакомиться с исследованием, относящимся к этой проблеме? Мы готовы поделиться большим и ответить на все вопросы.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг Доказывайте свои успехи цифрами

Компания поставила цель, с достижением которой вы можете помочь

Еще одна отличная ситуация для персонализации холодного письма на базе минимальной информации. Если вы заметили, что компания или отдельный человек установили определенную цель, а ваш продукт может помочь в ее достижении, смело пишите письмо.

  1. Здравствуйте, [Имя].
  2. Отличная идея развить команду и увеличить [Показатель] до [$$$] в [Год].
  3. Вам как [Должность клиента] интересно изучить возможности усиления роста?
  4. Особенно посредством [Ваша услуга или продукт] в [Отдел, в котором работает клиент].
  5. Готовы обсудить на следующей неделе?
  6. А теперь перейдем к советам по улучшению холодных писем от профессионалов отрасли.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг Помогайте клиентам достигать поставленных целей

Советы экспертов по холодным письмам

Придумайте идеальную тему

Тема имеет огромное значение, отмечает глава отдела международных продаж сервиса Canva, Сет М. Лайст.

По данным MailChimp, платформы автоматизации маркетинга, в том числе почтового, открываются только 21,3 % электронных сообщений. Хорошая тема письма поможет ему выделиться среди массы других.

Для написания холодных писем есть немало техник, но если письмо не откроют, время потрачено впустую.

Отформатируйте письма для превью в Gmail

Каилум Шоув, отвечающий за стратегическое партнерство в сервисе Scribd, рекомендует обратить внимание на превью-режим в Gmail. Сервис позволяет вставить текст из 20 слов между темой и первым предложением.

Превью может заставить клиента открыть или удалить письмо. Не включайте такие варианты: «Меня зовут…», «Надеюсь, у вас все хорошо…», «Я работаю в XYZ» и т. д.

Переходите к делу и убедитесь, что услуга или продукт, которые вы продаете, указаны в этих 20 словах.

Будьте немногословны. После вступления переходите к предложению

Холодное продающее письмо должно быть коротким и четким. Особенно это актуально для первых писем. В идеале 120–150 слов или 4–6 предложений. Короткие письма прочитать легче, и обычно они получают больше ответов.

Остин Коффин, эксперт по программному обеспечению:

В последнее время я выношу свое предложение в верхнюю часть письма, сразу после приветствия. После этого в паре строк описываю основные ценности своего бизнеса. Например, рассказываю, как мы помогли коллегам клиента снизить траты на телефонную связь, сократить необходимость в IT-администрировании и устранить привычные для бизнеса риски

Уберите все, что не продает

Джеймс К. Ким, работавший в сфере розничных продаж, советует отказаться от засорения письма ненужной информацией. Не надо писать: «Надеюсь, у вас все хорошо». Переходите сразу к делу, начиная с того, что может заинтересовать клиента.

Узнайте больше о потенциальном клиенте

Старший директор отдела трейд-маркетинга в стартап-акселераторе RingDNA Брендон Редлингер отмечает, что ничего сверхкреативного от холодного письма не требуется, если только вы не хотите прослыть чудаком. Лучше узнайте больше о потенциальном клиенте и убедитесь, что хорошо изучили его. Даже идеальное письмо, отправленное в нужное время, будет неэффективно, если вы друг другу не подходите.

А сейчас начинайте писать письма!

С помощью предложенных выше шаблонов и советов от экспертов вы сможете построить искренний диалог с потенциальным клиентом. Пробуйте, пишите, и пусть все получится!

Источник: https://www.saleshacker.com/sales-prospecting-email-template-personalized/

Инструкция: составляем письмо о сотрудничестве

Шаблоны и формы

Письмо о сотрудничестве — это деловое послание, в котором организация предлагает потенциальным партнерам заключить выгодную сделку, контракт или участвовать в совместных проектах. Правильно оформленное деловое письмо становится первым шагом к долгосрочному партнерству.

18 июня 2021 Ломова Анна

В мире бизнеса сегодня ни одна серьезная сделка не обходится без официального письма о сотрудничестве, которое одно предприятие адресует другому.

Чаще всего это послание сочетает в себе коммерческое предложение и оферту для поставок товаров или услуг. Его цель — заинтересовать делового партнера в долгосрочном взаимодействии.

Чтобы привлечь контрагентов к совместной деятельности, в письме перечисляют преимущества предлагаемых товаров и выгоды от совместной работы.

Деловая корреспонденция используется для текущих контрагентов и для потенциальных партнеров. Чаще всего это делается для освоения новых рынков сбыта и привлечения новых заказчиков продукции или услуг. Но нередко и для организации совместного бизнеса или расширения мощностей. В этом случае аккуратно составленное послание повлияет на решение потенциального партнера.

Читайте также:  Комиссия военкомата: если у меня аллергия на молоко и на рыбу на рыбу начинает опухать губа, кашель

Обычно составлением письма о партнерстве занимаются маркетологи или PR-менеджеры. Чаще всего директор возлагает эту обязанность на специалиста, который непосредственно работает с определенными компаниями или областями. Зная их специфику, ему проще заинтересовать клиентов совместными проектами и найти подход к каждому из них.

Как написать и оформить письмо

Единых стандартов нет, поскольку корреспонденция предполагает индивидуальный подход к коллегам. В нем необходимо продемонстрировать серьезность и надежность компании как партнера. Начинайте с простого оформления.

Для солидности напишите текст на официальном бланке фирмы, в котором размещены стандартные реквизиты и контактные сведения.

Если оформить послание на листе А4, ошибки не произойдет, но деловой имидж несколько ухудшится в глазах клиентов.

Составляют деловую корреспонденцию по следующей схеме:

  1. В правом верхнем углу — наименование организаций (отправителя и адресата).
  2. По центру — заголовок.
  3. Затем обращение к директору компании (обычно по имени и отчеству).
  4. Основная часть с предложением.
  5. Дата, должность составителя и подпись.

Есть определенные требования и для текста. Главное — лаконичность и информативность. Длинные письма в бизнесе не приняты. У предпринимателей нет времени читать послания более 15–30 минут. Уместите информацию в нескольких небольших абзацах, пишите крупным шрифтом. Если есть важные данные или показатели, покажите их в виде таблицы или списка.

Вот пошаговая инструкция, как написать письмо поставщику с предложением о сотрудничестве по правилам:

  1. Пишите лаконично и четко без лишней информации, только важные факты, которые интересны клиенту.
  2. Отметьте главные достижения компании, перечислив успешные проекты, контракты с известными крупными корпорациями, рост продаж, расширение рынков сбыта и др.
  3. Чем вы выделяетесь на рынке, по сравнению с конкурентами (платежеспособность, кредитоспособность, безупречная репутация).
  4. Расскажите о выгодах, которые принесет совместная деятельность, — например, о способности закупать солидные объемы товаров, продвигать продукцию на внешних рынках и т.д.

Образец

Чтобы не тратить время на написание, возьмите за основу наш шаблон, пример письма о сотрудничестве, и добавьте вашу специфику.

В _ООО___________________ Директору (Ф.И.О.) ________

  • Предложение о сотрудничестве
  • Уважаемый Александр Александрович!
  • Предлагаем вам взаимовыгодное партнерство в сфере _____, наше предприятие_________ занимается поставкой оборудования с ______года.
  • Мы заинтересованы в долгосрочном взаимодействии на взаимовыгодных условиях (суть предложения) _____________________________.
  • Выгоды совместного проекта _____________________________________.

Надеемся на плодотворное сотрудничество. По вопросам обращайтесь к специалисту по маркетингу (Ф.И.О.). Телефон _____________, e-mail ______.

Директор ______________ _______________ /___________ М.П.

«__»__________ ____ г.

Это готовый образец послания от организации к заказчику.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг

А вот пример приглашения к партнерству поставщика.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг

Как отправить письмо адресату

После старательного оформления важно, чтобы корреспонденция дошла до адресата. Доставка осуществляется разными способами:

  1. Курьером — обычно передать его поручают сотруднику компании при личной встрече. Это один из самых эффективных вариантов для привлечения клиентов.
  2. Заказным письмом через почту России — надежно, но долго.
  3. Электронная почта — быстро, но есть риск, что не дойдет до адресата, затерявшись среди спама. Этот способ подойдет для уже налаженных контактов.
  4. Факс — несколько старомодный вариант, но его до сих пор применяют некоторые руководители.

Если такие послания поступили в компанию, не на каждое из них необходимо сразу отвечать. Часто корреспонденция попадает в качестве массовой рассылки.

Тогда отвечать стоит, только если вас заинтересовало предложение. Другой разговор, если послание принадлежит серьезной известной организации или текущим контрагентам.

Тогда решить вопрос, как ответить на письмо о сотрудничестве, не составит труда:

  1. Если это оферта от потенциального партнера, отвечайте корректно, даже если необходимо отклонить предложение.
  2. Поблагодарите за внимание к вашей компании и объясните причину отрицательного ответа.
  3. Предложите вернуться к вопросу позже, когда позволит ситуация — например, когда появится бюджет, изменится рыночная конъюнктура, завершатся поставки от другой компании и т.д.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ
Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Образец рекламного письма 2021-2022 года

Рекламное письмо – документ, который должен быть в наличии у каждой уважающей себя коммерческой компании. Именно с него начинается продвижение товаров и услуг, привлечение клиентов/заказчиков/партнеров/ и активные продажи, поэтому неудивительно, что грамотное составление рекламного письма – целая наука.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк рекламного письма .docСкачать образец рекламного письма .doc

Основная задача послания – рассказать потенциальному потребителю о предлагаемом товаре или услуге, подчеркнуть его достоинства и наиболее выигрышные стороны.

Кто занимается составлением рекламных писем

Обычно, функция по написанию рекламного письма лежит на руководителе или сотрудниках отдела продаж, но иногда этим занимается секретарь или же сам директор предприятия.

Важное условия – человек, который составляет рекламные письма, должен в полной мере обладать информацией о рекламируемом товаре или услуге, знать всего его преимущества и особенности.

Кроме того, необходимо умение грамотно формулировать мысли и соблюдать нормы русского языка.

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.).

Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста.

Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества.

При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли.

Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего.

При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Порядок оформления

Рекламное письмо может быть написано как в печатном виде, так и от руки. При этом используя печатный вариант, в вопросе оформления стоит придерживаться сдержанно-привлекательного стиля (т.е.

возможно использование нестандартных шрифтов и размеров, но рекомендуется крайне умеренное применение разных цветов – все-таки рекламное письмо относится к разновидности деловой корреспонденции).

Что касается рукописного послания, то его желательно писать каллиграфическим почерком, на хорошей плотной бумаге. Еще один вариант – использование фирменного бланка организации.

Пример рекламного письма

  1. В начале документа указывается отправитель: полное название компании (в соответствии с регистрационными бумагами) адрес и телефон для связи. Затем аналогичным образом следует вписать сведения о компании – адресате.

  2. Далее нужно по имени-отчеству обратиться к сотруднику, для которого предназначается письмо (обычно это или директор предприятия, лично занимающийся теми или иными вопросам, либо же начальник или сотрудник специализированного отдела).
  3. Следующая часть послания касается непосредственно предлагаемой услуги или товара.

    Здесь подробно описываются его качества, полезные свойства, достоинства и преимущества. Также сюда вписываются акции, скидки и бонусы, которые предоставляются потребителю при совершении сделки.

  4. В конце рекламное послание нужно подписать с указанием должности подписывающего лица и расшифровкой автографа.

    Лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо.

Составление письма: надо отобразить в письме, то что я могу способствовать организации в продвижении их услуг

Как отправить

Вариантов отправки рекламного письма несколько.

Наиболее распространенные: электронная почта или факс – они задействуются при массовой рассылке рекламных сообщений.

Иногда используется и обычная Почта России (заказное письмо с уведомлением о вручении), но, как правило, такой вид пересылки применяется только для доставки посланий наиболее важным потенциальным клиентам и после предварительного устного общения (лично или по телефону). Соответственно и сами послания в этом случае зачастую отличаются эксклюзивностью в оформлении.

Скачать документна сайте Ассистентус

Правила составления предложения о сотрудничестве

В бизнесе часто приходится предлагать сотрудничество другим фирмам. Чтобы заинтересовать другого предпринимателя в партнерстве, необходимо составить соответствующий документ и в нем показать все возможные выгоды от общей работы. Документ, на первый взгляд, похож на компред для продаж, однако имеет другие правила составления.

Зачем составлять предложение о сотрудничестве?

Когда речь идет о нескольких отдельных компаниях, совместная работа представляет собой сделку.

Каждый партнер вкладывает в проект свои ресурсы – деньги, идеи, специалистов для того, чтобы получить что-то взамен – известность, лояльность клиентов, дополнительную прибыль.

Но, как известно, сделка начинается с оферты, то есть с документа, в котором описываются условия сделки, выгоды и обязанности. 

Предложение о сотрудничестве тоже можно сравнить с офертой. Это одна из разновидностей деловой документации, в которой содержатся классические элементы делового письма, УТП и рекламное описание совместного проекта. По сути, единственная цель документа – убедить потенциального партнера в выгоде от общего проекта. 

Составлением документа занимается работник из отдела развития или лично руководитель компании, если потенциальный партнер – крупный и важный игрок рынка.

Отправляется документ директору другой фирмы или также в отдел развития, если его работники имеют право принимать решения. Есть сложность при составлении: не существует стандартов оформления и содержания.

Оно может составляться в свободной форме или по шаблонам, принятым в компании. 

Структура документа 

Хоть стандартов содержания нет, но можно выделить смысловые блоки, которые усилят предложение о сотрудничестве.

Приветствие

Любое деловое письмо начинается с приветствия. Его адресуют либо конкретному работнику, с которым ведется обсуждение проекта, либо организации в целом. В обоих случаях письмо может составляться индивидуально для конкретного потенциального партнера, так и универсальный вариант, который рассылается массово. 

Приветствие необходимо визуально отделить от остальной части письма. Например, можно использовать иной шрифт, курсив, паттерн в фирменных оттенках или графический декор.

В зависимости от типа адресата, выбирается форма приветствия. Партнер, как и клиент, может быть знаком или не знаком с продукцией компании.

Если потенциальный партнер не знает о компании-отправителе письма, он считается холодным.

Если он хоть что-то знает или уже сотрудничал в прошлом, то такой потенциальный партнер считается теплым или горячим. Вот какие есть нюансы при обращении к адресату:

  • указывать имя, фамилию адресата (если это конкретный работник или директор) следует только в том случае, если он – теплый. Когда адресат получает письмо от незнакомого отправителя и видит свое имя, это может насторожить и отпугнуть. Однако из этого правила есть исключение – адресат и его компания очень известны на рынке;
  • если в прошлом уже был опыт успешного сотрудничества, можно акцентировать на этом внимание. Например, написать так – «Рады вновь вас приветствовать, уважаемый (имя и отчество);
  • если письмо адресуется фирме в целом или всему отделу, не стоит перечислять поименно всех его работников.

К блоку приветствия можно отнести и шапку письма, в котором прописывается название фирмы-отправителя и его логотип. Однако в шапке не желательно использовать флаг или герб страны. Даже если у компании есть на это право, наличие таких символов может отпугнуть некоторых предпринимателей. 

Заголовок письма

Заголовок письма – это то, на что обращает внимание адресат, когда открывает свою электронную почту и видит список непрочитанных писем. Здесь необходимо прописывать суть сообщения. Например, указать прямо: «Совместный проект: предложение от компании N». 

Второй заголовок пишется в письме после шапки и приветствия. Здесь допустимы вольности, ведь этот заголовок должен выделять письмо из массы аналогичных. Вот что можно написать в заголовке:

  • весомые цифры и факты о компании. Например, «10-кратные обладатели звания „Лучший продукт” по версии журнала N» или «10 лет на рынке недвижимости», «10000 довольных клиентов»;
  • свои сильные стороны, преимущества, по сравнению с конкурентами. Например, «Итальянские комплектующие»;
  • слоган, миссия или цель компании.

Однако стоит избегать клишированных фраз и слишком длинных предложений. Иначе читатель не сможет уловить суть заголовка и не захочет изучать письмо дальше.

Суть предложения

После заголовка необходимо перейти к основному тексту. Необходим перечень товаров и услуг, которые компания предлагает клиентам. Это необходимо прописать, чтобы партнер сразу определил, есть ли пересечения целевых аудиторий. Если такого пересечения не обнаружится, то и в коллаборации компания заинтересована не будет.

Но, описывая свою продукцию, следует ориентироваться, прежде всего, на планируемый сценарий сотрудничества. Например, если компания хочет открыть еще один филиал в соседнем регионе, следует описать свою историю в нынешнем городе, сделать акцент на стабильный спрос.

Если компания хочет получить в свое пользование новое оборудование, можно рассказать о количестве заводов на территории региона или страны, о количестве производимой продукции.

Но если компания хочет запустить новую линейку продукции и привлечь новый сегмент ЦА, то и рассказывать следует о своих продажах и о своих действующих клиентах.

Однако слишком подробно описывать предложение тоже не стоит. Суть нужно изложить кратко и емко, чтобы все детали потенциальный партнер узнал при созвоне или во время личной встречи. Главная цель этого смыслового блока – показать, что две организации могут быть друг другу полезны, и заинтересовать получателя письма.

Завлечение

Задача следующего смыслового блока – убедить потенциального партнера в том, что ему выгодно ответить на письмо с предложением. Для убеждения можно использовать все доступные средства. Например, пообещать гарантии, компенсацию затрат в случае неудачи совместного проекта, скидки на приобретения товара. Важно давать такие обещания, которые компания точно сможет выполнить. 

Блок завлечения должен заканчиваться призывом к действию. Например, сначала необходимо указать все выгодные условия сотрудничества для партнеров, а потом призвать позвонить или ответить на письмо для получения подробностей.

Контактные данные

Чтобы потенциальный партнер мог связаться с компанией, необходимо после призыва к действию указать контактные данные.

Желательно указать несколько вариантов связи, например, мобильный и городской номер отправителя, номера разных подразделений компании, ссылки на страницы в соцсетях (компании и того работника, который пишет письмо), а также юридический адрес и электронную почту. Чем больше способов связи получит потенциальный партнер, тем выше вероятность, что он ответит на предложение сотрудничества.

Благодарность

В конце письма важно поблагодарить адресата, ведь он уделил внимание письму и изучил его. Для этого смыслового блока подходят стандартные фразы, например:

  • «Надеемся на сотрудничество!»;
  • «Благодарю за уделенное время»;
  • «Желаю успехов вам и вашей компании».

Как составить идеальное предложение: советы новичкам

Если в структуре письма есть все необходимые смысловые блоки, это повышает шансы на то, что адресат согласится на партнерство. Но есть еще несколько хитростей, с помощью которых можно усилить письмо:

  • в верхней части указывать логотип компании и дублировать шапку на каждой странице;
  • оставлять место для регистрационного номера. В серьезных компаниях каждое письмо – входящее и исходящее – получает индивидуальный регистрационный номер. Если отправитель укажет свой номер в шапке письма, это создаст впечатление серьезности предложения;
  • проверить готовый текст, чтобы он соответствовал нормам вежливости. Можно рассчитывать на положительное решение партнера, если общаться с ним уважительно;
  • выразить в письме уверенность в собственном продукте. Нужное впечатление можно создать с помощью правильных формулировок. Например, фраза «Надеемся, что вам понравится» показывает неуверенность. Гораздо лучше выглядит формулировка «Мы точно знаем, что вам понравится»;
  • использовать приложения к письму, если требуется сопроводить его расчетами и дополнительными презентациями. Но приложения требуется отправлять в том же письме отдельными файлами-вложениями;
  • преподносить финансовую информацию по принципу слоеного пирога. Сначала рассказывать о выгодах сотрудничества, потом называть цену или требуемые вложения, затем снова перечислить выгоды и преимущества;
  • в качестве аргументов использовать сертификаты, гарантии, портфолио, чтобы аргументы выглядели реалистичными;
  • если сроки действия предложения ограничен, то нужно прописать эти сроки;
  • если в будущем в процессе обсуждения придется отправлять партнеру новые версии предложений, то лучше прописывать на каждом документе дату. 

После отправки предложения можно выждать несколько дней, убедившись, что письмо открыто. Затем допускается перезвонить адресату самостоятельно и узнать, заинтересовало ли предложение. Если нет, то можно уточнить причины этого. Такой подход позволит вносить изменения в структуру документа, добавлять больше выгод для партнеров. Тогда в будущем адресаты охотнее согласятся на совместный проект.

Оставьте комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *